Le nombre de participants : Une salle trop grande par rapport au nombre de participants dissipera la synergie du groupe. Une salle trop petite limitera la libre circulation des individus et de l’oxygène. Une problématique au Québec : un nombre insuffisant de salles de grande capacité. Louer plus d’une salle au même endroit peut devenir inévitable.

Besoins techniques : Il faut privilégier également un endroit qui offre un service clés en main, c’est-à-dire que l’établissement offre la location des équipements audiovisuels et autres, pour ainsi éviter de devoir s’en remettre à un sous-traitant externe. Si l’on prévoit une projection, il faudra s’assurer que le plafond est à une bonne hauteur, sans quoi le champ visuel des invités sera réduit.

Accessibilité : S’assurer d’un nombre suffisant de places de stationnement dans le cas où la majorité des participants se déplacent en auto. Dans le cas d’un congrès réunissant des centaines de personnes venues de l’étranger, le Palais des congrès de Montréal s’avérera un excellent choix puisque des passages piétonniers souterrains le relient aux hôtels du centre-ville. La proximité d’une station de métro s’avère également utile, par exemple lorsque nous organisons notre réunion annuelle des anciens employés, dont plusieurs empruntent le métro pour se déplacer.

Proximité : Éviter une salle trop éloignée du lieu de résidence des participants, la tendance étant de s’en tenir aux heures de bureau pour toutes les activités professionnelles (responsabilité familiale accrue, dépenses contrôlées, etc.) Éviter également une salle située loin du parc hôtelier d’une ville, dans le cas où des gens de l’extérieur participent à la rencontre (n’ont pas de voiture, ne veulent pas dépenser une fortune en taxi, aiment se déplacer à pied).

Nature de l’événement : Une réunion d’affaires trouvera son compte dans une salle d’hôtel, tandis qu’une journée de motivation gagnera à être organisée dans un cadre plus original, non urbain, offrant des possibilités d’activités spéciales.

Thématique de l’événement : futuriste : on évite la salle dans une cabane en bois rond. Moyen âge : on évite l’immeuble de verre dernier cri. Cirque : on observe la hauteur du plafond (trapèze, numéros aériens, etc.).

Message à passer : pour un maximum d’efficacité, privilégier un endroit qui colle au message que l’on souhaite véhiculer et qui sort du cadre traditionnel d’une pièce carrée bétonnée. À titre d’exemple, un musée pour souligner un message de souvenir, une salle au sommet d’une montagne pour appuyer un message de performance. Ou pourquoi pas, comme ce fut déjà le cas, un vignoble pour rejoindre un slogan tel que travaillé fort pour mieux récolter les fruits. Dans le cas d’un message prenant des proportions de thématique, le lieu doit servir l’ambiance, faire office de décor pour du même coup éviter de dépenser énergie et dollars additionnels dans l’aménagement de l’endroit.

Durée de l’événement : Quelques heures : une salle à proximité du lieu de travail, pouvant offrir un service de collation et de rafraichissements. Trois jours : un endroit aux multiples services, proposant à la fois un service de restauration, d’hôtellerie et de divertissement (gym, bar, activités de plein air.

Disponibilité du lieu : Réserver bien à l’avance pour obtenir les dates désirées.

Réputation du lieu : Pour éviter les mauvaises surprises, pour s’entourer d’un personnel avenant et pour faire affaire avec une administration expérimentée.Consulter notre liste de salles et espaces locatifs pour réunions et congrès

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