La vie culturelle a une telle diversité, de formes et de couleurs qu’il est difficile d’aller voir tout ce qui se fait. De même, il est tout aussi difficile pour une association de montrer à tous son engouement pour la culture. Comment, alors, se faire connaître? L’idée de se regrouper, d’innover ensemble et d’exposer en commun est excellent. Le festival peut regrouper une multitude d’activités dans le but de promouvoir et de proposer différentes œuvres. C’est aussi le moyen de faire rencontrer des gens de différent milieu, de rassembler des organismes autour d’un même thème et d’échanger des relations. Le festival est l’occasion d’une manifestation à caractère joyeux autant qu’informatif.

Le cadre du festival

Vous devez avant tout définir le thème de votre festival, celui qui vous permettra de rallier d’autres personnes à ce projet. Il dépend bien entendu de ce que vous voulez mettre en place, la musique, le théâtre, le cinéma, la peinture, la sculpture, la danse, la littérature… quel objectif il doit atteindre, quelle durée… Vous devez ensuite établir un programme de l’événement, cela vous aidera à faire vos choix et vos décisions initiales. La programmation doit prendre en compte les contraintes techniques, les cachets pour les artistes et donc nécessairement un budget. Ce programme peut tenir lieu de dossier de présentation lors de la recherche de partenaires et commandites ou même pour la demande de location d’une salle ou d’un site extérieur. En ce qui concerne les intervenants, contactez la chambre de commerces ou consultez l’annuaire des associations. N’hésitez pas à demander aux intervenants de mettre à votre disposition leur carnet d’adresses. La mise en commun des contacts et des recherches est un atout qu’il faut savoir exploiter. Tout au long de la mise en place du festival, sachez tirer le meilleur parti de chaque participant pour constituer une équipe cohérente, qui réunit l’ensemble des compétences nécessaires. Vos rôles respectifs pourront évoluer au cours du temps, mais le principal est d’entretenir un compromis entre les affinités et intérêts particuliers et la stratégie d’ensemble.

Les partenaires financiers

Il vous faut choisir des partenaires en fonction du festival que vous organisez. Il est important de cibler le plus tôt possible vos partenaires, n’attendez pas d’avoir contacté tous les intervenants sous prétexte que vous aurez une liste plus propice à attirer les fonds. Vous risquez de perdre un temps précieux et de mettre en péril le festival. Sachez aussi qu’un partenariat associatif aura plus de poids qu’une association individuelle pour demander une grosse somme. L’examen attentif des deux paramètres suivants vous permettra de faire des propositions recevables : vos besoins et les caractéristiques de votre interlocuteur (ce qu’il propose, ses actions…).
Les intervenants

Un accueil spécifique des intervenants doit être mis en place. Leur défraiement est par exemple à prendre en compte dans le budget. Choyez-les, ils sont la fibre de votre festival? Vous devez les mettre à l’aise. Cependant, il faut prévoir les désistements éventuels. Ce n’est pas facile, mais vous devez l’envisager et garder des solutions de secours. Un des moyens de prévenir ce genre de désagrément est de transmettre la liste des autres intervenants. Cette solution vous évitera d’avoir à demander à chacun s’il y a quelqu’un qu’ils ne souhaitent pas croiser au festival.
Un autre point à ne pas négliger, la sécurité. Tout festival doit être normalement autorisé par les autorités. Ces autorisations doivent être demandées suffisamment à l’avance et sont attribuées en principe après une visite de sécurité. Si vous utilisez un lieu inhabituel, il vous faudra obtenir en outre un avis favorable des services de sécurité. Le troisième point dont il faut tenir compte est l’assurance. Il est obligatoire de souscrire une couverture d’assurance responsabilité civile et dommage couvrant les dégâts matériels occasionnée à la salle ou à un site extérieur, accident ou blessures occasionnés aux personnes accueillies. Les assurances doivent être souscrites le plus tôt possible, car certains locateurs demandent une preuve d’assurances avant de signer les contrats de location, par précaution.

La logistique

Après avoir vérifié que votre festival est viable financièrement, bien composé, séduisant et respectueux des lois, il vous reste à prendre en charge un certain nombre de tâches logistiques. Il s’agit aussi bien de l’équipement du lieu, l’organisation du service d’accueil, le service de sécurité, l’installation des artistes, le suivi technique de l’ensemble de la manifestation, l’hébergement, les transports.

C’est aussi la mise au point de la billetterie : tout d’abord, prévoyez le fonds de caisse, ensuite les billets doivent comporter le logo de votre organisation, le prix des places et le numéro du billet. Vous devez conserver toutes les souches des carnets ainsi que les relevés journaliers de recettes. Par ailleurs, vos billets doivent avoir trois volets : le talon, le billet en deux parties (une pour le contrôle de l’organisation, une pour le spectateur). Le talon quant à lui peut vous être réclamé par un contrôleur, pendant ou après la soirée. Vous devez aussi penser à la boisson. Il existe deux types de permis, un permis pour servir seulement et un permis pour vendre.

La communication

Il vous faut ensuite faire venir du monde à votre festival. La promotion doit être adaptée au public que vous voulez toucher : tracts, affiches, médias… La presse régionale et les revues spécialisées doivent être absolument prévenues de l’événement et êtres sollicités pour le couvrir. Il faut déterminer précisément le message que vous voulez faire passer. Tout commencera par la création d’un logo, d’un graphisme particulier qui se trouvera sur tous vos documents. Choisissez-le simple et visible. Prenez en compte les délais de fabrication et le temps nécessaire à la circulation de l’information. Pour la presse, n’oubliez pas que chacun a sa ligne éditoriale propre, et que de la présentation de l’événement dépendra sa diffusion.

Voilà, bon festival